Miten luottamusta voidaan ylläpitää ja kehittää etätyössä?

 

Koronapandemian vuoksi työtä on tehty työpaikan lisäksi kotona tai vaikkapa mökillä. Kuulostaa hienolta, että työpaikka voi olla meren rannalla ja työtä voi tehdä samalla vilkuilemalla tyyntä tai myrskyisää veden pintaa. Varmasti tällaisesta mielikuvasta heräisi positiivisia tunteita. Negatiivisia tunteita voi herättää ajatus, että työtuolina on toiminut sängyn reuna, työpöytänä pieni kulma ruokapöydästä ja työkavereiden kasvoja joko näkyy verkkopalaverissa tai sitten ei.

Great Place to Work® on koonnut listan Suomen Parhaista Työpaikoista jo melkein kaksikymmentä vuotta. Vuoden 2021 raportin perusteella vuonna 2020 alkanut pandemia näkyy työpaikoilla muuttuneina työtehtävinä ja uusina toimintatapoina. Suomen parhaita työpaikkoja yhdisti koronavuosina 2020–2021 johdon ja työntekijöiden välisen luottamuksen ylläpitäminen.

Great place to work raporttiin voit tutustua tästä.

Miten luottamuksen tunnetta pidetään yllä etätyössä?

Suomen parhailla työpaikoilla luottamusta pandemiasta huolimatta ylläpidettiin ottamalla käyttöön useita viestintäkanavia. Viestinnässä panostettiin dialogiin ja täten vuorovaikutukseen. Parhailla työpaikoilla ei keskitytty pelkästään tiedottamiseen vaan pyrittiin varaamaan aikaa keskusteluille ja työkaverin kuuntelemiseen.

Psykologi Jarkko Rantasen mukaan tunteita työelämässä voidaan tarkastella kolmella tasolla:

  1. Omien tunteiden johtamisen tasolla: Miten tunnistat, käsittelet ja ilmaiset omat tunteesi?
  2. Muiden tunteiden käsittelyn tasolla: Miten kohtaat, käsittelet ja herättelet tunteita jokapäiväisissä kohtaamisissa?
  3. Organisaation tunneilmaston johtamisen tasolla: Miten työyhteisössä johdetaan tietynlaisen kulttuurinomaisen tunneilmaston syntymistä ja ylläpitämistä?

Kunkin omien tunteiden johtamisella on iso merkitys, mutta tämän lisäksi kaikenlaisia tunteita tulee johtaa organisaation tasolla. Jarkko Rantasen ja kumppaneiden kirjassa; Johda tunneilmastoa tuodaan esille, että yrityksen tunneilmasto voi selittää jopa 20–30 prosenttia yrityksen liiketaloudellisesta tuloksesta ja varmasti luottamuksen osuus tästä on suuri.

Mies juoksee sateessa parkkipaikalla.
Välillä paistaa, välillä sataa, työyhteisässäkin. Jokaisen johtajan ja esimiehen tulisi esimiestyössä ja johtamisessa ottaa huomioon myös organisaation tunneilmasto ja erityisesti luottamuksen syntyminen eri toimijoiden välille.

Mitä työkaluja luottamuksen lisäämiseen työpaikoilla on olemassa?

Vuorovaikutus työpaikoilla sekä työntekijöiden kesken, että johdon suuntaan on tärkeää varsinkin, kun pandemia on pitkittynyt ja edelleen joudutaan tai saadaan toimia etänä. Vuorovaikutus ja sen kehittäminen onkin tärkeässä roolissa niin etätyössä kuin pandemiaa edeltävässä niin sanotussa vanhassa normaalissa. Uskoisin, että avoimella ja laadukkaalla keskustelulla sekä tunteiden tunnistamisella saadaan vaikeimmatkin tilanteet selvitettyä ja henkilöstön luottamus sekä esimiehiä että työkavereitaan kohtaan hyvälle tasolle. Hyvässä tunneilmastossa tunteiden näyttäminen ja rakentava keskustelu ovat osa työpaikan arkea ja käytänteitä

Ihmiset käyttäytyvät toisiaan kohtaan sen mukaisesti, minkälaisia merkityksiä he antavat kohtaamilleen ihmisille ja heidän esittämilleen asioille. Koska pandemian aikana oikeat kohtaamiset ovat olleet vähäisiä, on itse kukin voinut muodostaa esimiehestään tai kollegastaan mielikuvia, jotka perustuvat väärin merkityksiin. Tämä voi johtua siitä, että vuorovaikutus on ollut vähäistä tai siihen käytetyt kanavat eivät ole toimineet kunnolla. Panostaminen verkkotyökaluihin ja niiden käytön osaamiseen sekä yhteisiin käytäntöihin varmasti poistaisivat ison osa väärin ymmärryksistä.

Mies ulkona kahvilan terassilla tietokonetta katsoen.
Kahvilat ovat suosittuja etätyöskentelyn paikkoja nyt, kun niihin tauon jälkeen jälleen pääsee. Vaikka työ pandemian keskellä sujuu, niin kollegoja tai yhteistyökumppaneita ei ole juurikaan päässyt kasvokkain tapaamaan. Pelkkä verkossa työskentely voi johtaa vääriin mielikuviin henkilöstä.

Mitä muita keinoja luottamuksen lisäämiseen on kuin laadukas ja toista kunnioittava vuorovaikutus sekä toisen aito kuunteleminen? Jyväskylä yliopiston Tunto-hankkeessa selvitettiin, miten tätä tunnetoimijuutta voidaan työelämässä tukea. Tunto -hankkeessa pyrittiin lisäksi kehittämään työelämän tunnetaitoihin keskittyviä interventiota.

Tunto-hankkeen kohdeorganisaatioissa pidetiin erilaisia tunneinterventiopajoja. Pajoissa keskusteltiin mm. siitä, miten toimitaan tilanteissa, joissa tunteet nousevat pintaan. Henkilöstön ja johdon väliseen luottamukseen vaikuttaa varmasti se, miten rohkeasti surun kokenut työkaveri kohdataan. Voiko hän näyttää surunsa ja muut osaavat kohdata hänet luontevasti sekä etänä että kasvokkain. Olisikin tärkeää, uskaltaa tarttua luuriin ja kysyä surevalta, miten sinä jaksat tai sitten taas toisaalta olla aidosti mukana työkaverin onnistumisissa ja onnitella häntä, kun siihen on aihetta.

Nainen katsoo yläviistoon kyllästyneenä
Jokainen meistä on joskus turhautunut tai tylsistynyt. Tunteen avoin näyttäminen ja siitä keskustelu auttaisi työyhteisöä paremman vuorovaikutuksen kehittämisessä.

Tunto-hankkeen raportissa tunnejohtamisen työkaluna esille nostettiin turhautumisen taklaaminen työpaikalla. Turhautuminen on ihmiselle tärkeä ja tarpeellinen tunne, jotta voimme päästä yli pettymyksistä. Työssä jatkuva turhautuminen lisää stressiä ja voi johtaa uupumiseen. Turhautuminen voi näkyä ärtymyksenä tai vetäytymisenä. Nämä signaalit tulisi etätyössäkin tunnistaa ja esimiesten tulisi keskustella niistä aidosti asianosaisten kesken. Keskustelujen jälkeen voidaan esim. töiden järjestelyllä ottaa huomioon kunkin työntekijän taidot ja lähtökohdat. Lisäksi luodaan luottamusta siihen, että negatiivisetkin tunteet uskalletaan kohdata rakentavasti. Kollegan negatiivisetkin tunteet tulee hyväksyä, mutta ilkeää käytöstä ei tarvitse sietää.

 

Tuntohankeen loppuraportti tutustumista varten:

Hökkä, P., Ikävalko, H., Paloniemi, S., Vähäsantanen, K.& Nordling, A. (toim.) 2020. Tunnetoimijuus ja sen tuki työssä. Jyväskylän yliopisto, Jyväskylä. Julkaisun pysyvä linkki löytyy täältä.

 

Teksti: Lehtori Satu Korhonen

Kuvat: Bixabay

Millä pienillä asioilla työyhteisön vuorovaikutusta voidaan parantaa?

Teksti jatkaa blogissamme minisarjaa, jossa käsitellään tunnejohtamisen ja vuorovaikutuksen teemoja esimiestyön näkökulmasta. Tässä osassa pohditaan vuorovaikutuksen merkitystä työyhteisössä. Aihepiiriin liittyvä opetus on alkanut osana tradenomitutkintoamme syksyllä 2020. 

Työyhteisössä vuorovaikutus on useimmiten työn tekemisen edellytys. Tiedämmeettä hyvä vuorovaikutus lisää työyhteisön psykologista turvallisuutta ja sitä kautta tuottavuutta. Tutkimusten mukaan organisaation toimintaan ja tuloksellisuuteen vaikuttaa se, kuinka ammattimaisesti pystymme kommunikoimaan toistemme kanssa.  

Täytyykö työpaikalla keskustella tai edes puhua työkaverille? Töitä ja organisaatioita on erilaisia, joten vuorovaikutuskulttuuri voi vaihdella paljonkin. Silti voisi ajatella, että mykkäkoulu ei sovi minkään työn tekemiseen. Jollakin tavalla pitäisi pystyä kommunikoimaan työkavereiden kanssa, kirjallisuudessa puhutaan ammatillisesta vuorovaikutuksesta.  Vanha sanonta, jonka olet varmaan jo lapsenakin kuullut, kiteyttää hyvin ammatillisen vuorovaikutuksen sisällön; kaikista ihmisistä ei tarvitse pitää, mutta kaikkien kanssa täytyy tulla toimeen.   

Joskus voi tuntua, että jonkun henkilön kanssa juttu luistaa heti ensimmäisestä kohtaamisesta lähtien ja toisaalta taas jonkun kanssa ei päästä koskaan ns. samalle "aallon pituudelle". Kyse voi olla erilaisesta vuorovaikutustyylistä. Mikäli sinulle heräsi mielenkiinto perehtyä näihin vuorovaikutustyyleihin, kannattaa lukea Thomas Eriksonin kirja Idiootit ympärilläni. Kirja on kirjoitettu, koska Erikson halusi ymmärtää, miten tulla toimeen vaikeasti lähestyttävien ihmisten kanssa.  

Mitä vuorovaikutus on?  

Miten vuorovaikutusta organisaatiossa voisi kehittää? Ensin täytyy hieman tarkemmin selvittää, mitä asioita vuorovaikutus sisältää. Jyväskylän yliopiston viestintätieteiden laitoksen mukaan: ”viestintä on prosessi, jossa rakennetaan ja vastaanotetaan sanomia ja luodaan merkityksiä.” Viesti sisältää sanoja, mutta tärkeässä roolissa on non-verbaalinen viestintä kuten esim. ilmeet, eleet tai äänenpainotNon-verbaalisen viestinnän osuus voi olla viestistä jopa 70 prosenttia. Valitsevan tilanteen takia kohtaamiset työssä ovat useimmiten ZoomTeams tai muulla etäyhteydellä, jolloin viesti jää usein pelkän äänen varaan. Kannattaa harkita, voisiko kamerat ottaa käyttöön ainakin oman puheenvuoron yhteydessä.  

Etätyöaikana monen kollegan tai yhteistyökumppanin tapaa ainoastaan tietokoneen ruudun välityksellä. Kuvassa Esimiestyön diplomiopiskelijoita Kuninkaisten kampukselta joulukuussa 2020.

Vuorovaikutuksen toinen puoli on kuunteleminen ja kuulluksi tuleminen. Ryhmäviestintätilanteessa kuuntelemisen ja havainnoinnin taidot nousevat keskeisiksi. Monissa yrityksissä verkkopalaverin alussa käytössä on fiiliskierros, jossa kysytään läsnäolijoiden kuulumisia ja tunnelmia tai jopa tunteita kyseisellä hetkellä. Samalla palaverin alussa voi ottaa tavaksi, että palaveriin osallistujat kertovat, jos eivät voi jonkin syyn vuoksi olla tilaisuudessa täysin läsnä. Tiedosta on varmasti hyötyä koko tilaisuuden puheenjohtajalle mutta myös muille osallistujille.  

Nainen kuulokkeet päässä.
Puhumisen sijaan vuorovaikutustilanteissa on hyvä opetella myös aktiivisesti kuuntelemaan.

Voi olla, että organisaatiossasi ei ole totuttu kertomaan itse kunkin tuntemuksista tai tunteista, mutta joskus voi olla hyvä aika aloittaa. Mikä voi mennä pieleen? Psykologian professorilla Kirsti Longalla on lentävä slogan ”moka on lahja” ja tätä voisi mielestäni soveltaa näihin tilanteisiin. Varmasti ainakin työyhteisösi psykologinen turvallisuus lisääntyy avoimella suhtautumisella sekä omiin että kollegoiden tuntemuksiin. 

Kirjoittaja: Lehtori Satu Korhonen

Kuvat: Jonna Koivisto ja Bixabay

Tämä kirjoitus päättää ensimmäisen tunnejohtamiseen ja vuorovaikutukseen liittyvän minisarjan.

Onko työyhteisösi psykologisesti turvallinen?

Työnantajalla on velvollisuus huolehtia siitä, että työympäristö ja työn tekeminen on jokaiselle työntekijälle turvallista ja terveellistä. Lähes vuoden levinnyt voimakas Covid19 -pandemia on nostanut myös nämä asiat uuteen valoon. Esimerkiksi etätyön suosittelua ja maskien käytön edellyttämistä on aiheellisesti perusteltu työnantajan vastuulla terveellisestä työympäristöstä. Mutta mitä tarkoittaa psykologinen turvallisuus työssä ja miten sinä voit lisätä sitä omaan työhösi? Teksti jatkaa blogissamme minisarjaa, jossa käsitellään tunnejohtamisen ja vuorovaikutuksen teemoja esimiestyön näkökulmasta.

Psykologista turvallisuutta luodaan nyt myös paljon verkon välityksellä.

Psykologisella turvallisuudella tarkoitetaan jokaisen henkilökohtaista kokemusta ja tunnetta siitä, miten omien ajatuksien ja mielipiteiden esiin tuominen työyhteisössä on mahdollista. Psykologinen turvallisuus liittyy vahvasti sekä yksilön että työyhteisön hyvinvointiin ja tuloksellisuuteen.

Teemaa on mielestäni helppo pohtia konkreettisemmin läheisen ihmissuhteen avulla, sillä moni varmasti tunnistaa lähipiiristään heti sellaisen henkilön, jonka seurassa on hyvä olla. Tällainen kokemus muodostuu samoista elementeistä myös työyhteisössä. Psykologisesti turvallisessa tilanteessa käyttäytyminen on empaattista, kunnioittavaa ja toista osapuolta arvostavaa. Omia ajatuksia ja mielipiteitä esittäessä ei tarvitse pelätä joutuvansa tuomituksi tai loukatuksi. Oma toiminta saa olla kaikessa inhimillisyydessään epätäydellistä. Vuorovaikutustilanteissa vallitsee uskallus nostaa vaikeitakin asioita esiin. Tunnistako sinä ihmissuhteen, jossa nämä asiat toteutuvat? Entä onko sinulla työyhteisöstä vastaavaa kokemusta?

Oikeus olla juuri Sinä

Psykologisesti turvallisessa ympäristössä on aito mahdollisuus ja oikeus olla oma itsensä. Tämä ei tarkoita kuitenkaan epäasiallista käyttäytymistä, huutamista tai aiheetonta kritiikkiä. Vuorovaikutuksen tulee olla toista osapuolta kunnioittavaa ja avointa, joka sisältä paljon keskustelua ja kysymyksiä. Tavoitteena on työn jalostaminen entistä paremmaksi ja yhdessä oppiminen.

Avoimessa ja turvallisessa työympäristössä toimiminen vaatii jokaiselta yksilöltä vahvaa itsetuntoa. On hyvä kyetä omien asenteiden ja toimintatapojen kriittiseen tarkasteluun. Loukkaannunko esimerkiksi itse herkästi, jos saan rakentavaa palautetta toiminnastani? Miten kykenen käsittelemään oman ajatteluni kanssa vastakkaisia mielipiteitä? Sallinko esimiehenä kaikkien ajatusten esiintuomista ja kuuntelenko aidosti?

Kuuntelun taitojen kehittäminen

Omaa asennetta on hyvä kehittää entistä enemmän kohti uteliaisuutta, vilpittömyyttä ja kohtaamista. Yksi avaintekijä on aktiivisen kuuntelun taitojen kehittäminen, jota voi harjoitella jokapäiväisissä kohtaamisissa keskittymällä keskustelukumppanin ajatuksiin omien ajatusten tuottamisen sijaan. Keskeistä on osoittaa halua ymmärtää toisen ajatuksia ja kokemusta. Asiaa voi alkuun harjoitella vaikkapa sillä, että pitää keskustelutilanteessa ”tukkimiehen kirjanpitoa”, johon merkitsee aina viivan, kun oma ajatus syntyy omassa mielessä toista kuunnellessa. Aktiivisella kuuntelijalla viivoja syntyy mahdollisimman vähän. Kannattaa kokeilla!

Tukkimiehen kirjanpito
Miten meni kuuntelu niin kuin omasta mielestäsi?

Turvallista talvea!

Kirjoittaja: Lehtori Jonna Koivisto
Kuvat: Pixabay ja Jonna Koivisto

 

Minisarjan viimeisessä osassa käsitellään vuorovaikutusta ja tunteita työssä ja se ilmestyy tammikuun aikana.